成人式後の同窓会の幹事なら案内状はいつ出す?先生にはどう書く?

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同窓会って、卒業の翌年からあったりするけど
成人式の後にある同窓会っていうのは、1度だけですね。

その同窓会の幹事を頼まれるって、期待されているのかな?
でも、失敗したら皆に白い目で見られてたいへんです。

成人式後の同窓会の幹事のことについて、まとめましたので参考にどうぞ!


成人式後の同窓会で幹事が準備で最初にすることは名簿作り!

成人式という節目の後に同窓会をすることが多いですが、
幹事が最初にするのは名簿を作ることです。

会場と日時と会費を決めれば、案内が出せます。
しかし、同学年生が300人いたとしても、150人来るのか
50人しか来ないかでは違いますよね。
つまり参加人数がおよそでも決まっていないと
会場も取りづらいこともあります。
 
 
会場は確定する前でも、会費と日時だけで「同窓会をする」と連絡して
だいだいの参加する意思を聞くことは可能です。

卒業時には全員がわかっていた名簿でも、
中学の同窓会だと5年たっていますから、
意外とわからなくなっている人がいます。

せっかく幹事になったのですから、できるだけ
大勢の参加者があって欲しいと思いますね。
そのために名簿をできるだけ、充実させる方法をお伝えします。
 
 
まずExcelなどを使って全員の名前を作ります。
そして住所、電話番号、メールアドレス等の連絡先を記入します。

全員にメールなどで同窓会をすることを連絡しますと、
半分くらいは連絡ができますが、残りは不明者になります。
名簿に出席・欠席・行方不明を書きます。

連絡がついた人に名簿を送って、不明者について
本人あるいは両親など何か情報を知っている人がいないかを尋ねます。

一度やると不明者がかなり減りますが、それで終わりにしないで
1週間か2週間したら更新した名簿を送って、不明者探索をまた頼みます。
また両親など本人以外の情報が得られたら、その人達にもお聞きします。
 
 
両親が本人の居場所を知っていることは多いですし、
不明者だった人が、別の不明者のことを知っていたりします。
また不参加だった人が「○○さんが参加するなら・・・」と参加になることもあります。
不明者探索を3回か4回お願いすると
かなりの人が見つかり、ほぼ完全な出席者の名簿もできます。
幹事の努力次第で、名簿は充実します。

成人式後の同窓会の案内状はいつまでに、どう出すのでしょうか?

1回目の案内で出席する人数のおおよその数がわかりますから
会場にはその人数と予算を伝えれば予約はできます。
 
 
成人式の後に同窓会をするということですから、
名簿ができ会場がとれたら、正式な案内を11月までには出しましょう。
日時・会場・会費・返事の締切日などを列挙します。
 
 
伝統的な往復ハガキで、裏には出席・欠席のどちらかに○をつけてもらい
近況欄も設けておくといいですね。
可能なら、近況をまとめて(印刷して)配ると幹事の評判が上がります。

最近では手間も、時間もお金もかかる葉書より、
メールやLineなどを使って正式な案内を送ることも可能です。
ただし、先生への案内はマナーとして往復ハガキにしましょう。
そして会費は取りませんから、内容も違ったものになります。
 
 
返信がくれば出欠は確定しますが、必ず返事が来ない人もいます。
忘れている人が多いのですね。
電話をしたり、メールを送ったりして返事を催促しましょう。

それでも返事をもらえなかったら
「○月○日までに、出欠の連絡をいただけなければ欠席とさせていただきます。」
というメールを送りましょう。
 
 

成人式後の同窓会に案内状を先生にはこう出しましょう

成人式後の同窓会の案内状を先生に出す場合は
メールではなく往復ハガキにし、できるだけ手書きで出しましょう。
もし毛筆で書ければ最高ですね。
 
 
往信には以下のような文にしましょう。

拝啓 朝晩めっきり寒くなって参りましたが、お元気でお過ごしのことと拝察いたします。

さて、私たち○○学校年度卒業生一同は来年○月○○日の成人式の後に同窓会を催す運びとなりました。

先生もご多用中とは存じますが、なにとぞご出席していただき先生の近況などもお話していただきたく、ご案内申しあげる次第です。

本来ならば、参上して口上いたさねばならぬところですが、書面をもって失礼させていただきます。

このあと「記」として日時・場所や返事の締め切り日など必要事項を列挙する。
 
 
返信には、「出席」「欠席」に○をつけてもらいます。
念の為に住所・氏名・近況欄も書いてもらいましょう。
 
 
同窓会に先生を招く場合は会費はもらいません。
ただし、会費より多めに「ご厚志」としてくださることが多いです。

先生には来ていただくのですからお車代は渡しましょう。
 

まとめ

成人式の日に同窓会をやるというのは、一生に一度だけですから
多くの人が参加してくれるでしょう。

その幹事を引き受けたことは、苦労も多い仕事になりますが
反面、充実した同窓会をできればやりがいもあります。

また、この機会にあなたを見直してもらえるものですから
せっかくの同窓会の幹事を、無事に果たして祝いの杯をあげましょう。

ちなみに、同窓会の幹事を代行してくれるサービスもあります。

http://dousoukainet.com/

私は使ったことはないですが、けっこう評判はいいみたいですよ。

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