成人式後の同窓会の準備はどうやるの?予算とドタキャン対策は?

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成人式を機会に同窓会をするってよくありますね。

その同窓会の幹事を頼まれたら、準備をどうやったらいいのでしょうか?
準備するには同窓会の流れを知っておきたいですね。

また怖いのは予算をうまく立てないと赤字で、自腹で払うことです。
そうならないように、どう予算を立て、ドタキャン対策をどうするか
などをまとめて紹介します。


成人式の後の同窓会の準備はこんな感じです

同窓会の準備には、まずおよそ次に流れを考えましょう。

1.開会の言葉(司会)
2.幹事代表の挨拶
3.先生の挨拶
4.乾杯
5.食事
6.先生の挨拶やクラス代表の挨拶等
7.余興
8.中締めの一本
9.記念写真撮影(クラスごとが人数として良いことが多い)
10.校歌を合唱
11.締めの挨拶
12.閉会の言葉(司会)

6,7,8、9、10はないこともあります。

9は最初にすることもあります。
また立食なら問題はないが、テーブルがありスペースがない場合は
それをどけるなどありますから用意をしておきましょう。

余興としてビンゴなどをするのなら、景品は商品券、クオカードなど
男女区別なく喜ぶ金券類を使うといいですよ。

また余興としてビデオや映画で、街並みや校舎の当時と現在を映すと
しっかりした準備で感動も高まる
と思います。

案内状の返事にあった近況をまとめて印刷して皆に配ると好評です。

司会、挨拶、乾杯などをする人には事前に連絡をしましょう。
ホテルなどでする場合は、記念写真はプロに頼むこともあるかもしれません。
ただし、けっこう高くてもったいないと思うでしょう。
ビデオなどは器材を、事前にチェックしておきましょう。

成人式の後に同窓会をするなら予算をどうしましょうか?

会費は会場の格で決まり、安くするのなら居酒屋で3000円~5000円くらい、
東京や横浜で会場を借りると7000円くらいはします。
高級にするのならホテルで1万円以上がおよそのメドです。

ホテルを使う1万円以上の会費の同窓会は、それほど予算に気を使わなくても
困ることは少ないでしょうけれど、
一般庶民の同窓会は居酒屋などを使うことが多いです。

居酒屋の場合、食べ物を1,500円とか2,000円くらいからあり、
飲み物を飲み放題にすると1,500円とかを追加します。
中には料理と飲み放題をセットのコース2,500円というのもありますが、
2時間限定だったりしますから同窓会としては物足りない恐れがあります。
普通は最低3,000円ですが、できれば4,000円は準備して欲しいですね。

飲み放題と言っても、半分は女性がいる同窓会ですから、
お店の空いている時に、こちらの予算を話して相談すれば
同窓会でそれほどたくさんは飲まないでしょうから、
主人も商売ですから損はしないように工夫をして
居酒屋はけっこうまけてくれます

幹事として予算をしっかり守るためには
飲食代(含む会場費)の他に必要なお金を経費と考えます。

1.先生は無料である(ただしご厚志として頂けることが多い)
2.先生のお車代、お礼
3.記念品
4.余興の景品
5.事務費(印刷費、余興の映写機など)
6.通信費(幹事の電話代、葉書代)

さらに予備費を考え、予算を10%増にします。

つまり

  会費=(飲食代+経費+予備費)/参加人数

で、計算します。

会費は(通常5百円か千円で)切り上げて端数は出ないようにします。

当日、受付にはホテルなら机などを用意してもらい
出席者名簿に筆記道具をそろえておきます。

受付は全員が集まれば終わりですが、中には遅れてくる人がいます。
その場合、ずっと受付にいては同窓会に参加できなくなります。
受付は後輩に頼むこともできますが、多くは自分達でします。

開始して15分くらい、あるいは遅刻者が数人になったら
遅刻者がわかるように書き物をして受付は終了して、同窓会に出席しましょう。
なお会費を当日集める場合は、くれぐれもお金のトラブルがないようにしましょう。

なお、ドタキャンは多くの場合出ますし、時には当日参加する人もいます。
居酒屋などは、当日でも人数調整が可能なのかを聞いておくといいですよ。

成人式後の同窓会でドタキャン対策は?

とにかく予算を狂わせるのはドタキャンです。
日頃から会っている会社の人ならドタキャンも後から徴収することも可能ですが
同窓会に場合は、いつ会えるかわかりませんからそれは難しいことが多いです。

ドタキャンの対策は3つあります。
1つは、前もって○日以後のキャンセルは会費を徴収することを言っておき
それでも10%くらいのドタキャンを想定した会費を設定します。
予算の中に「予備費」をしっかり計上することです。
ドタキャンが少なければ嬉しいですが、万一多い時は後で連絡して払ってもらいます。
はっきりいって「借金取立て」みたいで、なかなか難しいです。

2つ目は、前もって「仮に赤字になったら追加徴収をする」ということを
知らせておき
準備をします。
そしてドタキャンを想定した会費でも赤字だったら、その場で実際に1人500円などをもらいます。
文句が出るかもしれませんが、ドタキャンした人のせいだといって
幹事としては断固いただくしかありません。

3つ目は前もって会費を振り込んでもらいます
郵便局で○○学校○○年度同窓会事務局等の口座を開設します。
事前に郵便局に聞いて必要な手続きをしておくと
振込をすると同窓会事務局の住所へ振込用紙のコピーが郵送されます。
郵便局のATMなら振込み手数料は無料です。

キャンセルは、○日までに幹事に連絡があれば
振込手数料を引いた金額を返せばいいでしょう。
会費前払いが一番手堅い方法ですからおすすめします。

予算は余るように予備費をしっかり組んで、赤字は避けましょう。
赤字を幹事が穴埋めをするのは、よしましょう。
余ったお金は、通常二次会に寄付します。

また幹事の評判を上げる1つに、決算報告があります。
まったくしなかったり、粗末な報告を時間がたってからするのが
多いですが、きちんとしましょう。

事前に準備しておけば当日にも出せます。
遅くとも、翌日には領収書のコピーを添えて報告しましょう。
会社で何か行事をした時と同じ要領ですが
多くの人が、すぐにきちんと報告されてびっくりし、その人を信頼します。
そうすることで、社会人としてあなたの評判は高くなります。
先生もあなたに一目を置いてくれるでしょう

まとめ

学年の同窓会だと人数は数百人いることが多いですから
幹事も1人ではなく複数いることが普通です。

幹事が集まって、総幹事を決めてそれぞれの役割分担を決めましょう。
責任体制をあいまいにして準備をすると、後で責任のなすり合いになりかねません。

そして赤字にならないようにしっかりと工夫をして
後悔のない同窓会にしましょうね。

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